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      熱門展會知識推薦
      成熟參展商在參展前的展會準備流程
      發布時間:2020-08-31 10:21  | 作者: 網絡  | 來源: 未知
             參加各類展銷會、博覽會是出口商拓展貿易的重要渠道。在確定參展和開展的這段時間里,企業該準備些什么,有什么值得注意的事項呢。
      參展前準備工作

        【第一步】
        酒香也怕巷子深
        “只是因為在人群中多看了你一眼,從此沒能忘掉你容顏。”過目難忘,對人如此,作為企業形象窗口的展位,同樣也需如此。
        一家外貿工廠,主要生產各類女式皮鞋。此前已經參加過兩屆義博會,一屆春季廣交會。第一次參展時,由于沒有經驗,認為就是展示產品,所以就把產品擺在展位上了事。結果除了老客戶,很少有采購商會在展位上停留。第二次參展時,展位被稍加裝飾,至少一眼看去有別于兩旁的展位,效果較為理想。第三次參展時,多花了些精力,將展位布置得像個精品鞋店,反響最好,不止吸引了采購商,甚至吸引了不少工作人員、參展商過來詢問是否零售。
        “展會上展位密集,同類別企業集聚,要想讓客戶在自己的展位上多逗留一會,展位裝修就很有必要。”不過在此之前,企業要先弄清楚會展方能提供哪些展具,會展方對展位裝修的限制條件等事項。了解清楚后,企業應按照產品特性設計展位。就以皮鞋為例,企業可加強鞋柜顏色與鞋子的對比度,增加射燈以提升皮質光澤度和時尚感。
        不過值得注意的是,企業進場布展時間較短,通常在開幕前幾天,因此布展前不僅要協調本公司人員的時間,還要加強對會展現場電工等工作人員的溝通工作,以免耽誤進度。“另外,企業還可印制一些精美的宣傳冊,在現場分發給采購商。”為了增加前來展位咨詢的客戶的印象,企業還可準備茶葉、咖啡、礦泉水、零食、小禮物等物品。不過前提是工作人員自己忍得住嘴饞,別在展會上吃東西,以免影響企業形象和專業性。

        【第二步】
        廣發英雄帖
        展會布置前期工作準備得差不多了,那么企業就可以向客戶廣發“英雄帖”了。“邀請客戶參加展會,一方面可以向客戶展示新產品,另一方面也是增加和客戶的交流機會,將之前電話、郵件、網絡交流方式變為面對面交流,增進雙方了解。”據調查,采購商光顧那些曾經在展會前寄過邀請函的企業展位,比參觀其他公司的展位機會大4倍。
        因此,有意識地邀請客戶參加展會很有必要。在展會前一個月,企業就可以開始向老客戶和潛在客戶發邀請函了。其中,邀請函的內容中需注明展會的名稱、時間、參展人員及聯系方式、公司的展位號、產品信息,尤其是新產品。最好附上展位圖,標明企業所在展館、展位號,甚至還可以畫出從門口到展位的路徑圖,方便客戶尋找。
        不過也不是發一遍邀請函就能一勞永逸。企業可進行參展倒計時,在離展會開幕前半個月,企業可以選擇向大客戶和將重點發展的客戶再發一遍邀請函,內容只需稍加修改即可。
        “在此期間,工作人員可制定客戶資料表格,對有回復的客戶,或者明確表示將參加展會的客戶要登記在冊,向他們確定出發時間、采用何種交通方式、住宿、屆時參加展會時所使用的聯系方式等信息。”將這些信息保存好,以便聯系客戶。如有需要,還可給大客戶提供接機、酒店預訂等服務。

        【第三步】
        加強人員培訓
        “有客戶詢問,第一句話應該怎么說?”、“展位上客戶太多,忙不過來,怎么辦?”、“對于索要資料的人怎么辦?”……企業參展,工作人員發揮得怎么樣,將直接影響到企業參展效果。因此,事先對參展工作人員進行培訓至關重要。
        一家外貿公司的老業務員在帶領新業務員時,新業務員經常問的問題就是如何跟客戶聊天。“看到有客戶進來,很多業務員一開口就是需要什么,隨便看一下。一般這么說,如果沒有客戶很感興趣的東西,他隨便看幾眼就走了,連交流的欲望都沒有。”所以第一句話很重要。
        客戶是“聊”出來的。業務員在見到客戶時可先觀察客戶的外表,看他目光看向何處,他和身邊人的言行,然后再開口,可先聊客戶身邊的東西,或者從他看的產品的性能聊起。“客戶是上帝,但也沒必要認為他高人一等,可以先從交朋友的心態聊起,輕松切入話題。”當客戶較多時,可以先提供宣傳冊、茶水等物品安排其他的客戶先休息,保持禮貌,不要人一多就亂了陣腳,東一句西一句的回答客戶。
        除了訓練業務員的交流能力,還要提升其辨別能力。“都說知己知彼,方能百戰百勝。因此,展會上也會有不少競爭對手來探行情。他們或許會以客戶的身份來索要資料,查看產品和展位設計。”一般真正的客戶上門,會主動遞交名片、交換聯系方式,而如果是競爭對手,則一般不會留下個人信息。這時,業務員可主動向對方索要名片或電話號碼,如果對方拒絕提供,業務員也可婉拒提供其宣傳資料。另外,還需注意保護產品,謹防對方拍照。
        參展注意事項
        保護自身知識產權
        參展是企業擴寬貿易面的有效渠道之一,不過其內在風險也不可忽視。其中之一就是產品被仿制。“展會是展示企業新產品的好時機,這個時候,客戶下單的可能性較大,但被競爭對手模仿的機會也很大。”
        在參加春季廣交會時,結合幾款當時流行元素的新款式。當時,客戶詢問度較高,之后,有意向下單的客戶也比較多。但由于是新開發的款式,相比之前的老款式,報價較高。展會結束后,業務員對之前的意向客戶進行跟蹤回訪時卻發現,他們的成交意向并不大??蛻舻睦碛墒菆髢r太高。“之后才發現,有另外幾家工廠出了相似的款,但報價比我們低一截,成功地把客戶吸引走了。”所以參加展會時比較矛盾,一方面想用新品爭取客戶,另一方面又怕自己辛苦研發出的新產品被同行仿制。
           產品被仿制在展會上較為普遍,這個問題被詬病已久。“這個時候,企業要充分利用法律武器,保護自身的合法利益。”《展會知識產權保護辦法》規定,企業在參加展覽、展銷會、博覽會時,不得侵犯其他企業、組織和個人的商標、專利等知識產權。如果發現以上狀況,被侵犯企業可向有關部門提出申訴。不過前提是,企業要為自己的產品申請專利,懂得利用法律維權。
        謹慎選擇運輸公司
        “鞋子怎么壓扁了,鞋子上的金屬裝飾怎么掉了。”在參加廣交會時,由于需到外地參展,參展樣品等物品需托運。而選擇的物流公司卻不靠譜,不僅到貨時間大大逾期,托運的貨物質量也出現了問題。“一些公司由于樣品等較多,需要通過運輸公司解決,這里提個醒,選擇物流公司需謹慎。”
        建議盡量選擇正規的物流、運輸公司托運,在此之前需簽訂合同,規定數量、托運物件、時間等信息,并注明如出現延期,物件損壞等問題時該如何解決。特別需注意的是,千萬別因為貪便宜而隨便選擇路邊拉貨的車,因為只有口頭承諾,缺乏合同保障,很可能會遭遇貨物被掉包,或損壞質量,多收費用的風險。一旦出現問題,缺乏有效依據,事情將很難得到解決。

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